Первинний облік надходження, зберігання та вибуття виробничих запасів

ОтУльяна Иванова

Июн 30, 2021

Інвентарні процедури:

Необхідно дотримуватися процедур проведення інвентаризації, щоб забезпечити:

1.1 Зберігання виробничих запасів у будь який час;

1.2 В точний час з точними записами про кількість;

1.3Оптимальні рівні запасів підтримуються для задоволення потреб користувачів;

1.4 Персоналу видаються лише дозволені виробничі запаси;

1.5 Предмети, розміщені в магазині, закріплені та використовуються лише за первинним призначенням;

Призначення відповідальних службових осіб:

2.1 Фінансовий директор повинен призначити у письмовій формі посадових осіб для виконання обов’язків;

2.2 Адекватний розподіл обов’язків між реквізицією, отриманням, обліку, зберіганням та управлінням записами та контролем щоб уникнути можливого виникнення помилок та шахрайства;

Замовлення запасів:

3.1 При виявленні низької вартості слід проявляти належну ретельність та обережність покупки товарно-матеріальних цінностей;

3.2 Мінімальний рівень запасів цінних предметів має базуватися на конкретних вимогах / потребах у порядку щоб уникнути витрат великої кількості грошей, пов’язаних з товарами;

3.2 Перелік замовлень повинен бути надрукований магазином і переглядатися щотижня менеджером ланцюга поставок;

3.3 Копія форми замовлення на покупку передається відділом закупівель до приймального відділу, для магазина, щоб він містив необхідні товари;

3.4 Замовлення після цього повинні бути подані в послідовності дат;

3.5 Ця форма повинна бути основою для подальшого виконання замовлень для відповідності товару, які доставляються до відділу інвентаризації;

3.6 Менеджер магазинів повинен переглядати форму замовлень щотижня та будь-які замовлення, які не були доставлені згідно з домовленості з покупцем, повинні виконуватися негайно.

Отримання запасів:

4.1 Кількість та якість товарних запасів, отриманих від постачальників повинні відповідати технічним умовам та інформації на замовлення форми;

4.2 Менеджер магазину повинен порівняти накладну з покупкою замовлення перед прийняттям товару;

4.3 Рахунок або накладна повинні відповідати імені постачальника та номеру замовлення;

4.4. Менеджер магазину повинен створити електронну нотатку, отриману на сайті системи запису всіх товарних запасів, доставлених в задовільному стані;

Магазин повинен забезпечити:

5.1 Усі накладні та рахунки-фактури підписується менеджером магазину та її водієм;

5.2 Усі неправильні товари доставки відхиляються та чітко ідентифікуються на

обидві копії накладної та / або рахунку-фактури;

5.3 Постачальник підписує всі поправки.

5.4 Отриманий товарний запас повинен бути переданий під заставу директором магазину;

5.5 Запаси повинні бути збережені у відповідних розділах;

5.6 Обліковий запис / реєстр / база даних або система повинні бути оновлені в день отримання товару, комірником магазину та погоджено в системі старшим комірником;

Зберігання запасів:

6.1 Запаси повинні зберігатися в захищеній, ексклюзивній зоні використання, під замок і ключ, крім того, запас повинен бути застрахований з точки зору управління ризиками муніципалітету;

6.2 Площа повинна використовуватися виключно для зберігання запасів, бути з обмеженим доступом;

6.3 Інвентар повинен бути розміщений для забезпечення ефективного поводження та перевірки;

6.4 Усі предмети повинні зберігатися окремо, з належною сегрегацією;

6.5 Інвентар повинен бути чітко маркований для легкої ідентифікації;

6.6 Там, де це можливо, всі предмети одного типу повинні зберігатися разом відповідно до опису в обліку запасів;

6.7 Елементи з обмеженим терміном зберігання повинні використовуватися в першу чергу, щоб зменшити кількість застарілих запасів;

6.8 Необхідно дотримуватися належної ретельності та обережності, щоб запобігти пошкодженню або погіршенню запасів;

6.9 Слід враховувати будь-які стандарти безпеки, які можуть застосовуватися

для зберігання певних товарних запасів;

6.10 Необхідно вжити заходів для безпечного зберігання предметів, у тому числі запобіжні заходи проти втрат або крадіжок;

6.11 Менеджер магазину або делегована посадова особа, відповідальна за зберігання та догляд товарно-матеріальних запасів повинен гарантувати, що за його відсутності виробничі запаси надійно зберігаються;

6.12 Відповідальність за зберігання ключів у магазині повинна нести уповноважена особа, яка підзвітна керівнику магазину;

6.13 Жодні сторонні особи / посадові особи не можуть входити до приміщень,

будівлі або контейнеру, де зберігається інвентар, якщо вони не супроводжуються відповідальною особою;

6.14 Щоразу, коли відбувається зміна персоналу магазину, проводиться підрахунок запасів;

6.15 Незалежна посадова особа повинна проводити внутрішній аудит в передачі та прийнятті товарно-матеріальних цінностей та встановлення будь-яких розбіжностей;

6.16 Якщо вищезазначене не буде дотримано, посадова особа несе відповідальність за будь-які розбіжності;

Вибуття виробничих запасів:

7.1 Лише персонал магазину має право видавати інвентар із складу магазину;

7.2 Інвентаризація повинна бути видана лише у відповідності до затвердженого реквізиту, форми муніципалітету;

7.3 Усі форми реквізитів повинні бути виключені безпосередньо під останніми елементами, щоб запобігти додаванню елементів, коли реквізит авторизований відповідальним керівником;

7.4Посадова особа, яка отримує запаси, повинна підтвердити отримання запасів, підписавши реквізиції товарів;

7.5 Запаси повинні видаватися та використовуватися лише для службових цілей;

7.6 Персонал магазину повинен фіксувати реквізити в системі.