Інвентарні процедури:
- Необхідно дотримуватися процедур проведення інвентаризації, щоб забезпечити:
1.1 Зберігання виробничих запасів у будь який час;
1.2 В точний час з точними записами про кількість;
1.3Оптимальні рівні запасів підтримуються для задоволення потреб користувачів;
1.4 Персоналу видаються лише дозволені виробничі запаси;
1.5 Предмети, розміщені в магазині, закріплені та використовуються лише за первинним призначенням;
- Призначення відповідальних службових осіб:
2.1 Фінансовий директор повинен призначити у письмовій формі посадових осіб для виконання обов’язків;
2.2 Адекватний розподіл обов’язків між реквізицією, отриманням, обліку, зберіганням та управлінням записами та контролем щоб уникнути можливого виникнення помилок та шахрайства;
- Замовлення запасів:
3.1 При виявленні низької вартості слід проявляти належну ретельність та обережність покупки товарно-матеріальних цінностей;
3.2 Мінімальний рівень запасів цінних предметів має базуватися на конкретних вимогах / потребах у порядку щоб уникнути витрат великої кількості грошей, пов’язаних з товарами;
3.2 Перелік замовлень повинен бути надрукований магазином і переглядатися щотижня менеджером ланцюга поставок;
3.3 Копія форми замовлення на покупку передається відділом закупівель до приймального відділу, для магазина, щоб він містив необхідні товари;
3.4 Замовлення після цього повинні бути подані в послідовності дат;
3.5 Ця форма повинна бути основою для подальшого виконання замовлень для відповідності товару, які доставляються до відділу інвентаризації;
3.6 Менеджер магазинів повинен переглядати форму замовлень щотижня та будь-які замовлення, які не були доставлені згідно з домовленості з покупцем, повинні виконуватися негайно.
- Отримання запасів:
4.1 Кількість та якість товарних запасів, отриманих від постачальників повинні відповідати технічним умовам та інформації на замовлення форми;
4.2 Менеджер магазину повинен порівняти накладну з покупкою замовлення перед прийняттям товару;
4.3 Рахунок або накладна повинні відповідати імені постачальника та номеру замовлення;
4.4. Менеджер магазину повинен створити електронну нотатку, отриману на сайті системи запису всіх товарних запасів, доставлених в задовільному стані;
- Магазин повинен забезпечити:
5.1 Усі накладні та рахунки-фактури підписується менеджером магазину та її водієм;
5.2 Усі неправильні товари доставки відхиляються та чітко ідентифікуються на
обидві копії накладної та / або рахунку-фактури;
5.3 Постачальник підписує всі поправки.
5.4 Отриманий товарний запас повинен бути переданий під заставу директором магазину;
5.5 Запаси повинні бути збережені у відповідних розділах;
5.6 Обліковий запис / реєстр / база даних або система повинні бути оновлені в день отримання товару, комірником магазину та погоджено в системі старшим комірником;
- Зберігання запасів:
6.1 Запаси повинні зберігатися в захищеній, ексклюзивній зоні використання, під замок і ключ, крім того, запас повинен бути застрахований з точки зору управління ризиками муніципалітету;
6.2 Площа повинна використовуватися виключно для зберігання запасів, бути з обмеженим доступом;
6.3 Інвентар повинен бути розміщений для забезпечення ефективного поводження та перевірки;
6.4 Усі предмети повинні зберігатися окремо, з належною сегрегацією;
6.5 Інвентар повинен бути чітко маркований для легкої ідентифікації;
6.6 Там, де це можливо, всі предмети одного типу повинні зберігатися разом відповідно до опису в обліку запасів;
6.7 Елементи з обмеженим терміном зберігання повинні використовуватися в першу чергу, щоб зменшити кількість застарілих запасів;
6.8 Необхідно дотримуватися належної ретельності та обережності, щоб запобігти пошкодженню або погіршенню запасів;
6.9 Слід враховувати будь-які стандарти безпеки, які можуть застосовуватися
для зберігання певних товарних запасів;
6.10 Необхідно вжити заходів для безпечного зберігання предметів, у тому числі запобіжні заходи проти втрат або крадіжок;
6.11 Менеджер магазину або делегована посадова особа, відповідальна за зберігання та догляд товарно-матеріальних запасів повинен гарантувати, що за його відсутності виробничі запаси надійно зберігаються;
6.12 Відповідальність за зберігання ключів у магазині повинна нести уповноважена особа, яка підзвітна керівнику магазину;
6.13 Жодні сторонні особи / посадові особи не можуть входити до приміщень,
будівлі або контейнеру, де зберігається інвентар, якщо вони не супроводжуються відповідальною особою;
6.14 Щоразу, коли відбувається зміна персоналу магазину, проводиться підрахунок запасів;
6.15 Незалежна посадова особа повинна проводити внутрішній аудит в передачі та прийнятті товарно-матеріальних цінностей та встановлення будь-яких розбіжностей;
6.16 Якщо вищезазначене не буде дотримано, посадова особа несе відповідальність за будь-які розбіжності;
- Вибуття виробничих запасів:
7.1 Лише персонал магазину має право видавати інвентар із складу магазину;
7.2 Інвентаризація повинна бути видана лише у відповідності до затвердженого реквізиту, форми муніципалітету;
7.3 Усі форми реквізитів повинні бути виключені безпосередньо під останніми елементами, щоб запобігти додаванню елементів, коли реквізит авторизований відповідальним керівником;
7.4Посадова особа, яка отримує запаси, повинна підтвердити отримання запасів, підписавши реквізиції товарів;
7.5 Запаси повинні видаватися та використовуватися лише для службових цілей;
7.6 Персонал магазину повинен фіксувати реквізити в системі.
- Забезпечення вибуття:
8.1 Підготовчі роботи щодо утилізації застарілого інвентарю повинні бути здійснено працівником магазину та перевірено менеджером;
8.2 Бухгалтер або уповноважена особа повинна схвалити цю утилізацію застарілого інвентарю;
8.3 Уповноважена особа може схвалити списання товарно-матеріальних цінностей, якщо:
8.3.1 Інвентар закінчився або є надлишковим;
8.3.2Інвентар має спеціалізований характер і став застарілим завдяки впровадженню модернізованих продуктів;
8.3.3 Інвентар не може бути використаний для тієї мети, для якої він був призначений;
8.3.4 Інвентар був пошкоджений і непридатний;
8.4 Усі вилучені предмети повинні бути оновлені в інвентарі;
8.5 Товари можуть щомісячно підлягати обліку місця інвентаризації;
8.6 Підрахунок запасів може проводитися щомісяця, кварталу з повним підрахунком запасів на кінець кожного фінансового року;
Усі затверджені муніципальні процедури та процеси повинні дотримуватися під час проведення інвентаризації.
Автор: УЛЬЯНА ІВАНОВА