Програмне забезпечення для автоматизації та аналітики вже досить давно впливає на будь-який сектор ділового світу. Крім того, велика кількість зібраних даних, використовується для буквального перетворення того, як компанії працюють щодня.
Дві сфери, котрі були глибоко змінені завдяки цьому сучасному технологічному буму — це облік та управління запасами.
Поки товари купувались і продавались, підприємствам доводилося знаходити найкращий спосіб скласти свій товар. Однак, в останні часи мистецтво управління запасами стало дисципліною ділового світу. Системи створені і цілі команди персоналу наймаються спеціально з метою управління запасами компанії з максимальною ефективністю.
Одним з ключових факторів, який мав далекосяжний вплив на управління запасами, є сучасна здатність збирати та аналізувати все більшу кількость даних. Ці дані, поряд з аналітичними інструментами, що їх організовують, впорядкували управління запасами кількома способами.
Один з найясніших з них — кількість продукту, яку потрібно тримати під рукою на сучасному складі. Незалежно від того, чи це автомайстерня, що зберігає зайві деталі, або продуктовий магазин з короткостроковими термінами придатності, можливість ретельно відстежувати, скільки саме товару у вас є на складі, неоціненна.
Наслідки цієї зміни двоякі. З одного боку, на прилавках магазину ніколи не потрібно мати запасів. Закінчення інвентарю може відмітити автоматизована система управління запасами, що дозволяє замовити або виготовити більшу кількість товарів до того, як склад закінчиться.
Крім того, ефективність того, щоб точно знати, скільки запасів має компанія, дозволяє менеджеру з запасів зберігати значно менше товару під рукою, оскільки вони зможуть передбачити, коли він закінчиться більш точно. Це, у свою чергу, дозволяє їм економити гроші компанії.
Інший спосіб використання даних для досягнення максимальної ефективності запасів — це дозволяє підприємствам точно організувати свою продукцію та розмістити свої склади в оптимізованих місцях. Це дозволяє компанії створити ефективні системи поповнення запасів на своїх складах та полегшує ефективну доставку продукції споживачам та іншим підприємствам.
Якщо говорити про доставку, то прихід автоматики також продовжував робити свій відбиток на інвентаризації, навіть дозволяючи програмному забезпеченню автоматики повністю усунути необхідність роздрібних компаній мати інвентар в першу чергу.
Автоматизація забезпечує чітке уявлення про те, що відбувається у вашому бізнесі, дозволяє вам бачити, які продукти рухаються і які продукти лежать на полиці, займаючи цінний простір та ресурси. Наявність цієї ручної інформації дозволяє більш точну звітність та дає змогу побачити, де можна зробити покращення.
Використання технології штрих-коду — це простий та економічно ефективний спосіб полегшити процес автоматизації та підвищити ефективність роботи на робочому місці.
Попереднє інвестування в технологію штрих-коду та системи відстеження дешевше і ефективніше, ніж трудомісткі пошуки товарів на складі або в торгових точках.
Якщо ваші клієнти чи постачальники все ще використовують старі 1D-штрих-коди, 2D-сканери штрих-коду все ще працюватимуть. Так само 2D-сканери штрих-коду також будуть читати новіші 2D-штрих-коди. Це означає, що ваша компанія, ваші постачальники та ваші клієнти все ще можуть ефективно відслідковувати запаси по всьому ланцюгу поставок. Це все без необхідності постійно оновлювати системи штрих-кодів.
Є численні стилі зчитування штрих-кодів. Три основні типи — це зчитувачі палички (або ручки), заряджені пристрої (CCD-сканери) та лазерні сканери.
Портативні сканери для паличок працюють від акумулятора і можуть сканувати до сторінки формату A4, зберігаючи дані на картці microSD. Ці сканери не підключені до комп’ютера, тому ідеально підходять для використання під час руху. Пристрій палички можна підключити через USB до комп’ютера для перегляду та пошуку документів.
Заряджені пари пристроїв або сканери CCD, як правило, є фіксованими сканерами, як ті, що використовуються в супермаркетах. Вони мають різноманітні інтерфейси і сканують повне зображення штрих-коду, полегшуючи читання пошкоджених або погано надрукованих кодів. Однак цей тип сканерів має обмежений діапазон читання.
Лазерні сканери — це найпоширеніша і економічно вигідна різноманітність, яка використовується як у фіксованому, так і в мобільному стилях. Лазерні сканери не в змозі читати складні чи QR-штрих-коди, проте деякі моделі можуть читати коди з великої відстані.
Stitch Labs — це платформа управління операціями з роздрібної торгівлі, яка автоматизує та упорядкує різноманітні робочі процеси від планування та закупівлі до доставки та виконання.
Причини використання автоматизованих систем інвентаризації та автоматизовану звітність [31]:
1. Максимізувати масштабованість.
Розробка масштабованої бізнес-моделі значною мірою покладається на впроваджені системи. Ручне введення інвентаря не є масштабним.
Витрачання зайвої вільної години для аналізу даних з різних локацій, не є масштабним для бізнесу.
Витрачений час на перехід до автоматизованих систем дозволить вам швидше збирати інформацію та приймати розумніші рішення на майбутнє.
2. Зменшити людські помилки.
Ведення електронної таблиці інвентаризації вручну часто може відкрити можливості для помилок працівника, що призводить до перепродажів або недооцінки.
Часто декільком членам команди потрібен доступ для редагування та оновлення інформації про інвентар у будь-який момент часу, і ці зміни можуть залишатись незбереженими, якщо доступ користувачів обмежений. Це зменшує точність подання звітів про продукцію та збільшує ймовірність помилок та проблем із покупкою.
Залишаючись на електронних таблицях, не вистачатиме запасів у режимі реального часу. Замовлені товари — це пропущені можливості продажу і клієнти.
Окрім очевидних потенційних втрат та розчарувань клієнта, вашій службі обслуговування клієнтів доведеться витратити час на його узгодження і потенційно видавати знижки або акції як останній спосіб утримати розлюченого клієнта. Краще щоб клієнти були задоволені, а інвентар рухався за допомогою автоматизованого відстеження системи запасів.
Бренд може зіткнутися з серйозними проблемами під час ручного узгодження та коригування товарних запасів з місця на місце. Оскільки ручне відстеження інвентаризації не синхронізує ваш інвентар та не оновлює будь-які рівні інвентаризації, немає можливості вчасно корегувати ці дані.
Аналогічно, ручна інвентаризація та звітність не працює, коли бренди передають товарний запас, оскільки облік запасів та фінансова інформація, пов’язана з цим запасом, часто не враховуються.
3. Економити час.
Коли кількість замовлень зростатиме, усі застарілі «системи» зламаються — це лише питання часу.
Під час роботи в ручних системах, ваша служба обслуговування клієнтів буде працювати над вирішенням понаднормових проблем, затрачаючи велику кількість робочого часу.
Частина масштабування бізнесу полягає в тому, щоб зрозуміти, як можна ефективно розширюватись, а не лінійно, щоб була можливість максимально ефективного використання робочого часу.
За допомогою автоматизованого відстеження системи інвентаризації та звітування, підприємство зекономить години ручного введення. Програмне забезпечення для автоматизованого управління запасами та звітування Stitch, допомагає економити час та дозволяє приймати розумніші рішення щодо бізнесу.
Автоматизація управління запасами може зробити бізнес більш конкурентоспроможним. Використовуючи автоматизовану систему запасів, можна заощадити гроші, час та підвищити точність запасів. Це покращить звітність, що допоможе прийняти ефективніші бізнес-рішення.
Висновки по розділу. Облік виробничого бізнесу стосується оцінки запасів та собівартості реалізованих товарів. Ці поняття є рідкісними для інших типів суб’єктів господарювання або обробляються на більш спрощеному рівні.
Виробничий бізнес повинен використовувати певну кількість сировини, незавершеного виробництва та готової продукції в рамках своїх виробничих процесів, а будь-які кінцеві залишки повинні бути належним чином оцінені для визнання балансу компанії.
Витрати присвоюються інвентарю, використовуючи або стандартну калькуляцію, середньозважену вартість, або методологію розшарування витрат.
Фабричні накладні витрати повинні бути об’єднані у фонди витрат та потім розподілені на кількість одиниць, вироблених протягом звітного періоду, що збільшує зафіксовану вартість запасів. Кількість витрат має бути зведена до мінімуму, щоб зменшити обсяг роботи з розподілу бухгалтером.
На найосновнішому рівні вартість проданих товарів просто починає інвентаризацію, плюс покупки, за вирахуванням закінчення запасів. Таким чином, визначення собівартості реалізованих товарів реально визначається точністю процедур оцінки запасів, які були описані. Крім того, будь-які понесені ненормальні витрати, такі як надмірний брухт, не реєструються в інвентарі, а натомість зараховуються безпосередньо до собівартості реалізованих товарів. Це вимагає детальної процедури відстеження брухту. Також витрати можуть бути віднесені до конкретних робіт (відомих як калькуляція робочих місць), а потім нараховуватися до вартості товарів, що продаються.
Крім того, виробничий бізнес повинен використовувати або постійну інвентаризацію, або періодичну систему інвентаризації, щоб відстежувати кількість одиниць товарно-матеріальних цінностей, які вона має під рукою; ця інформація має вирішальне значення для визначення вартості запасів. Хоча періодичну систему інвентаризації простіша в обслуговуванні, вона дає точне значення лише тоді, коли проводиться фізичний підрахунок інвентаризації, і тому не рекомендується. Вічна система повинна отримувати точні запаси одиниць інвентаризації у будь-який час, хоча для забезпечення високого рівня точності необхідні суворі записи та облік циклів.
Підсумовуючи це, облік виробничих підприємств потребує детальнішого дослідження.
Автор: УЛЬЯНА ІВАНОВА