Термін «виробничі запаси» використовується для того, щоб охарактеризувати дві функції, які є абсолютно різними і пов’язані між собою лише тим, що вони обидві вимагають точного ведення, контролю та видачі запасів товарно-матеріальних цінностей. Це трактується як контроль бухгалтерського обліку та операційний контроль.
Бухгалтерський контроль запасів пов’язаний з належним записом надходження та витрачання матеріалу, а також надходженням товарів через підприємство у готові запаси та, зрештою, до покупців.
Він також пов’язаний із захистом майна підприємства у вигляді сировини, незавершеного виробництва та напівфабрикатів. Операційний контроль запасів пов’язаний з підтриманням запасів на оптимальному рівні, враховуючи експлуатаційні вимоги та фінансові ресурси підприємства.
Метою проведення запасів є дозвіл підприємству відокремити процес закупівлі, виготовлення та збуту своєї первинної продукції. Запаси є складовою оборотних коштів фірми і представляють її поточний рахунок.
Запаси також розглядаються як джерело майже всіх грошових коштів. Метою є досягнення ефективності в місцях, з якими пов’язані значні витрати. Науковий контроль запасів призводить до скорочення запасів, з одного боку, і значного зниження критичної нестачі, з іншого.
Фірми здебільшого виробляють товари з десятків різних компонентів. Вся виробнича операція може бути припинена, якщо будь-який з них відсутній. Щоб уникнути дефіциту сировини, фірма повинна підтримувати більші виробничі запаси.
Якщо підприємство отримало велике замовлення, воно несе певні витрати виробничих запасів. Тоді необхідно заповнити різні компоненти виробничих запасів. Після схвалення рішення про поповнення запасів, товари, що надходять, повинні прийматися, перевірятися та рахуватися. Ці витрати залежать від кількості отриманих замовлень.
Важливість контролю запасів полягає в мінімізації блокування фінансових ресурсів. Це зменшує непотрібне прив’язування капіталу до надмірних запасів. Це також покращує позицію ліквідності фірми.
Більшість фірм втратили б бізнес без товарів. Як правило, фірма повинна бути готова поставляти товари на вимогу. Забезпечуючи своєчасну наявність належної пропозиції товарів, контроль запасів допомагає фірмі, а також споживачам.
Під час здійснення масових закупівель багато постачальників знизять ціну поставок, а комплектуючі поставки знизять ціну деталей. Великі замовлення можуть дозволити фірмі регулярно отримувати знижки. Ці знижки в свою чергу знижують вартість товарів і збільшують прибуток.
Коли ціни на сировину низькі, підприємство здійснює закупівлі в економічних партіях і підтримує безперервність операцій. За рахунок зниження собівартості сировини та збільшення цін на свої товари фірма отримує максимальний прибуток. За допомогою контролю запасів фірма використовує переваги коливань цін.
Контроль товарних запасів також допомагає підприємству в коливанні попиту. Запас безпеки відноситься до товарно-матеріальних цінностей, що проводяться з метою захисту від коливань темпів продажу, норми виробництва та часу закупівлі. Контроль запасів спрямований на мінімізацію витрат на підтримання запасів.
Контроль запасів призводить до впровадження необхідних записів, що може допомогти у збереженні запасів у бажаних межах. За допомогою відповідних записів фірма може захистити себе від крадіжок, відходів та витоків товарних запасів. Ці записи також допомагають вирішити питання про своєчасне поповнення запасів.
Контроль інвентаризації пов’язаний з періодичним оглядом матеріалів на складі, щоб виявити ті, які не потрібні для запланованого виробництва або для інших цілей, застарілі матеріали продовжують зберігатися, поки їх не вивезуть із магазинів.
Методи контролю запасів дають нам змогу визначити оптимальний рівень товарно-матеріальних цінностей, а також кількість замовлень. Для контролю запасів запропоновано кілька методів.
Підприємство, яке використовує систему ABC, розподіляє свій інвентар на три групи — A, B і C. Елементи «A» — це ті, в які вкладено найбільший капітал. Ця група складається з 20 відсотків інвестицій фірми. Група «B» складається з позицій, що враховують наступну найбільшу інвестицію, тобто група «B» складається з 30 відсотків позицій, що становить близько 8 відсотків інвестицій фірми.
Група «C» зазвичай складається з великої кількості позицій, що враховують невеликі інвестиції. Група «C» складається з приблизно 50 відсотків усіх товарно-матеріальних цінностей, але лише близько 2 відсотків інвестицій фірми.
Загальна процедура класифікації елементів на «A», «B» і «C»:
- Категоризацію можна здійснити шляхом порівняння сукупного відсотка предметів із сукупним відсотком вартості використання;
- Усі позиції повинні бути класифіковані у порядку зменшення їх річної вартості використання;
- Сукупний відсоток предметів до загальної кількості позицій також позначається в іншій колонці.
- Кумулятивні підсумки річних значень використання цих предметів разом з їх відсотками до загальної річної вартості використання повинні зазначатися поряд.
Переваги цієї економічної системи:
- Допомагає досягти основної мети контролю запасів при мінімальних витратах;
- Допомагає розробити науковий метод контролю запасів;
- Забезпечує ретельний контроль за дорогими предметами.
Обмеження аналізу ABC:
- Система аналізує вироби відповідно до їх вартості, а не відповідно до їх важливості у виробничому процесі;
- Аналіз ефективності потребує постійного проведення та періодичного перегляду керівництвом;
- Зазвичай сотні предметів потрапляють до категорії «С», внаслідок чого багато часу витрачається на управління товарно-матеріальними запасами.
Бюджетний контроль – «це інструмент управління, який використовується для планування, здійснення та контролю операцій бізнесу. Він встановлює заздалегідь визначені цілі та забезпечує основу для вимірювання ефективності цих цілей. Відповідно до цієї системи, кількість одиниць матеріалів для виготовлення готової продукції та рівень товарно-матеріальних цінностей, що підлягають підтримці, та кількості, які потрібно придбати протягом періоду, заздалегідь визначаються».
Коли ці плани проектуються заздалегідь, їх називають бюджетами. Контроль за товарно-матеріальними запасами здійснюється на основі бюджетних показників. Успішне складання бюджету запасів залежить від прогнозу продажів. Бюджет системи контролю має перевагу щодо координації рівня споживання запасів та очікуваного споживання.
Ця система інтегрує та пов’язує разом усі види діяльності підприємства від планування до контролінгу. Контроль допомагає усунути або зменшити непродуктивну діяльність і мінімізувати відходи. Це ефективний метод контролю за діяльністю бізнес-підрозділу, оскільки він забезпечує стандарти, за якими вимірюється фактична ефективність.
Мінімально-максимальна система – «це один із найдавніших методів, що застосовуються в більшості бізнесу для контролю запасів. Важливо, щоб здійснювався належний контроль за рівнем інвентаризації, який слід вести»/
Якщо високий рівень запасів буде підтримуватися, на рівень запасів впливатимуть застарілість, зміна моди та вдосконалення технічних можливостей. Занадто багато капіталу, пов’язаного з товарно-матеріальними запасами, призводить до зниження норми прибутку та можливості істотних втрат від зниження ринкової вартості.
Занадто мала кількість, ймовірно, зменшить цінність бізнесу та належне обслуговування клієнтів. Відповідно до цього встановлюється максимальний рівень запасів, що базується на попиті, і мінімальний рівень для запобігання поза фондовими умовам для кожного товару. Замовлення розміщується, коли досягнуто мінімального рівня, який приведе кількість до максимального рівня.
Економічна кількість замовлень (EOQ) відноситься до оптимального розміру замовлення, який призведе до найменшої загальної вартості замовлення та балансових витрат для предмета товарно-матеріальних цінностей, враховуючи його очікуване використання, балансову вартість та звичайну собівартість. Обчислюючи економічну кількість замовлення, фірма намагається визначити розмір замовлення, який мінімізує загальні витрати на запаси.
Модель EOQ передбачає, що готовий товар продається з постійною нормою понаднормових витрат. Важливим рішенням управління запасами є збалансування витрат на утримання запасів із витратами на розміщення замовлень поповнення запасів. Коли витрати на утримання та витрати на замовлення збалансовані, витрати на запаси зводяться до мінімуму, а отримана кількість замовлення називається кількістю економічного замовлення.
З рис. 1.1 можна помітити, що рівень товарних запасів буде дорівнювати кількості замовлення (Q одиниць) для початку. Він знижується до рівня 0 до кінця періоду 1. У цей момент буде зроблено замовлення на поповнення для одиниць Q. Зважаючи на нульовий час проведення запасів, рівень запасів стрибає до Q, і в наступних періодах дотримується така ж процедура. В результаті цього середній рівень запасів залишиться на рівні Q / 2 одиниці, просте середнє значення двох кінцевих точок Q та нуля.
З вищесказаного ми дізнаємося, що зі збільшенням кількості замовлення загальні витрати на замовлення зменшуватимуться, тоді як загальна вартість перевезення зростатиме пропорційно величині кількості замовлення.
З рис. 1.2 видно, що крива загальної вартості досягає свого мінімуму в точці перетину між кривою витрат на замовлення та лінією балансових витрат. Значенням Q, що відповідає йому, буде кількість економічного замовлення Q0.
Автор: УЛЬЯНА ІВАНОВА