Кожен бізнес обробної промисловості та більшість підприємств сфери послуг вимагають проведення інвентаризації. Коли інвентар є важливим елементом компанії, необхідне хороше управління ним. Керівництво, як всім відомо, вимагає прийняття рішень, і якщо це стосується поганого прийняття рішень, компанія може зіткнутися з втратами, отже, це потрібно зробити дуже організовано і заплановано.
Погане управління запасами може призвести до падіння продажів через часті розпродажі запасів, тобто коли компанія продовжуватиме вичерпати запаси, вона не зможе постачати відповідно до попиту, тому продажі впадуть. Так само компанія може зіткнутися з недостатнім виробництвом протягом певного часу через певні обставини. Це означає, що незважаючи на те, що компанія зможе виробляти на повну потужність, вона цього не зробить через недостатній рівень запасів, неправильне прийняття рішень, погане управління запасами тощо. Більше того, операційні витрати збільшуються через те, що зайві балансові витрати виникли через викидання застарілих товарно-матеріальних цінностей.
Створення товарних запасів — це найважливіший і, безумовно, найбільш динамічний вид діяльності, тому що інвентаризація є частиною всіх видів діяльності, пов’язаних з виробництвом, тобто від закупівлі сировини аж до постачання готової продукції замовнику. Фінансова точка зору ставить це питання у двох аспектах; якщо компанія керує своїми запасами погано, це вплине на грошовий потік негативно, також вона буде відчувати нижчу норму прибутку, тоді як, якщо компанія буде накопичувати свої запаси, звіти відображатимуть більші сукупні активи та загальні витрати.
Тепер, коли ми зрозуміли значення інвентаризації, необхідно розглянути методи, які полегшують процес управління запасами.
Техніка управління запасами №1: Правильне місце розташування. Необхідно, щоб не тільки ваш склад (або інший простір для інвентаря) був легко доступний, але і запаси всередині повинні бути добре організованими та доступними. Інакше ваші співробітники шукатимуть речі, які мають бути легкодоступними, а не зосереджуватись на більш актуальних завданнях.
Правильне планування розташування та організації вашого складу, допоможе вашому бізнесу працювати як добре змащена машина.
Техніка управління запасами №2: Ознайомтеся з планом та компонуванням поверху. Як власник бізнесу чи менеджер, ви повинні розуміти основний план області, де зберігається інвентар. Таким чином, якщо вам чи працівникові потрібен предмет, його можна буде отримати впорядковано та вчасно. Крім того, складання плану поверху або посилання на вже створений допоможе вам осмислити оптимальне місце для ваших товарів.
Після того, як склад чи інший інвентарний простір буде використаний, оцінюйте його ефективність кожні пару місяців. Якщо ви помітили будь-які проблеми з процесом зберігання, інтервалу чи інвентаризації, зробіть примітки та по мірі необхідності змініть процедуру.
Техніка управління запасами №3: Оптимізуйте свій запас. Оптимізований запас означає не мати занадто мало або занадто багато вашої продукції, а лише потрібну кількість.
Визначаючи мінімальний та максимальний рівень запасів, немає шансів закінчитись запасами та скоїти кардинальний гріх бізнесу: залишити гроші на столі через невиконання попиту.
Також доцільно скласти перелік продуктів з високим пріоритетом, які, як правило, продаються швидше, ніж інші. Ці предмети завжди повинні знаходитися на складі незалежно від пори року. І відстежуючи темпи продажів та тенденції ринку, буде набагато простіше підготуватися до майбутніх проблем попиту та пропозиції.
Техніка управління запасами №4: Позбудьтесь зайвих запасів. Товар який ви придбали — погано продавався. Не повинен перебувати на вашому складі чи сховищі — позбудьтеся його.
Створіть акції або запропонуйте знижки, щоб усунути товари, які залишалися на складі протягом надмірного періоду часу. Такі угоди підвищують задоволеність клієнтів, полегшують оновлення товарних запасів.
Техніка управління запасами №5: Встановіть графік підрахунку циклу. Підрахунок циклів є важливою складовою управління запасами, і все-таки велика кількість підприємств циклічно підраховують спорадично. Такий підрахунок випадкових циклів дає неточні результати. Саме тому підрахунок циклу повинен стати важливою складовою робочого тижня або навіть щоденного розпорядку.
Техніка управління запасами №6: Швидко перевіряйте запаси після доставки
Уважно ознайомтеся з кожним замовленням запасів після його надходження. Хоча це малоймовірно, є ймовірність, що товарний запас, доставлений вашому бізнесу, не є саме тим, про що ви просили. Постачальники іноді неправильно упаковують замовлення на акції. Існує навіть те, що ви отримаєте занадто багато або недостатньо запасів.
Витратьте трохи часу, щоб визначити, чи надійний ваш запас, і ви зможете вивантажити його з повною впевненістю.
Техніка управління запасами №7: Позначте всі товари у своєму інвентарі. Навіть якщо у вас мінімальний оборот серед ваших акціонерів та інших співробітників, все одно корисно додати етикетку до кожного товару в інвентарі.
На цій етикетці має бути назва продукту, номер, кількість та опис. Якщо є додаткові важливі деталі, їх також слід додати до мітки.
Використання етикеток значно спрощує ідентифікацію продуктів якомога швидше. Фактично, дослідження показали, що відповідне тегування може збільшити точність запасів на 95%. Маркування товарно-матеріальних цінностей також полегшує відстеження предметів, які надходять та виходять із вашого складу та торгового залу вашого бізнесу.
Техніка управління запасами № 8: Пам’ятайте про терміни придатності. Ви повинні зосередитись на швидкопсувних предметах і товарах, які можуть втратити цінність з часом. Адже продукт з простроченим терміном дії — це відверта фінансова втрата.
Зверніть пильну увагу на термін придатності кожного товару та чутливість до температури.
Слідкуйте за ретельним відстеженням цих термінів придатності, щоб ви могли очистити наявні запаси до того, як вони застаріють.
При необхідності знижуйте ціни або пропонуйте спеціальні пропозиції, щоб гарантувати, що запас закінчиться.
Техніка управління запасами №9: Переконайтеся, що ви відстежуєте свій інвентар. Найгірше, що ви можете зробити, це припустити, що ваш бізнес занадто малий або ваші інвентаризаційні замовлення занадто рідкі, щоб виправдати відстеження. І хоча існує кілька різних способів відстеження інвентаризації, найпростіший спосіб — це використання програмного забезпечення для управління процесами та робочими потоками.
За допомогою правильного програмного забезпечення ви можете відстежувати особливості вашого інвентарю, як кількість наявного у вас запасу, його розмір та швидкість, з якою він переміщується на склад і виходить зі складу, серед інших важливих деталей.
Техніка управління запасами № 10: Використовуйте новітні технології. Окрім програмного забезпечення для відстеження, є й інші бізнес-інструменти, які ви повинні використовувати, щоб майстерно керувати своїми товарно-матеріальними запасами, а саме — програма продажу (POS).
Такі програми автоматично відстежують продажі товарів від вашого імені. Таким чином, як тільки щось буде продано, воно буде кількісно визначено для негайного аналізу. Програми POS та інші технології спрощують управління запасами.
Техніка управління запасами № 11: Призначення відповідальності за управління запасами. Краще призначити обов’язки управління запасами одному надійному довіреному працівнику, а ніж декільком.
Делегуючи завдання управління запасами одній особі, керівник підприємства зможе зосередитись на процесі та переконатися, що управління завданнями виконано належним чином.
Техніка управління запасами №12: Створення резервних копій даних управління запасами
Використання програмного забезпечення для управління запасами є найбільшим виводом з цієї посади. Але вам потрібно переконатися, що у вас також є резервні копії даних, щоб важливі дані завжди були доступними, доступними та ніколи не пропадали. І якщо випадково дані не зникнуть або видаляться, у вас будуть резервні копії, готові відновити роботу, тож ваш бізнес та ваші клієнти не матимуть негативного впливу.
Техніка управління запасами №13: За необхідності змініть процес управління запасами. Управління запасами, від початку до кінця — це процес. Необхідно пропрацювати декілька кроків, щоб можна було належним чином контролювати інвентар вашого складу.
Однак не бійтеся змінювати чи редагувати певні кроки, щоб процес був максимально впорядкованим. Незалежно від того, чи означає це делегування всіх завдань управління одній особі чи зміну того, як ви переглядаєте бюджети замовлень, ви не переробляєте процес, адже ви насправді вдосконалюєте та оптимізуєте процес, тим самим адаптуючи його для потреб вашого бізнесу.
Висновки. Якщо підприємство веде фізичну інвентаризацію, то із інформації вище можна дізнатися, наскільки важливі належні підрахунки запасів. Записи запасів не є важливими лише для контролю запасів і управління ланцюгами поставок — вони є ключовою частиною фінансової звітності та аналітичних процедур, які підприємство використовуєте для визначення всього, від прибутковості до бюджетів для нових проектів та ініціатив. Ось чому аудит інвентаризації відіграє таку ключову роль в ефективних закупівлях для будь-якої успішної компанії.
Як один із багатьох загальноприйнятих принципів бухгалтерського обліку, аудит запасів спирається на аналітичні процедури для перевірки методів інвентаризації для даного бізнесу та забезпечення того, щоб фізичні підрахунки запасів та фінансові записи були точними та повними.
Компанії покладаються на аудит товарно-матеріальних цінностей, оскільки він забезпечує надійний спосіб захисту фінансового здоров’я компанії (через точність фінансової звітності) та захищає від шахрайства — навмисного чи іншого.
Оскільки запаси класифікуються як балансовий рахунок, ефективні процедури аудиту зосереджені на чотирьох ключових аспектах: існуванні, правах, оцінці та повноті.
Інвентаризація може вестись за допомогою періодичних або постійних систем інвентаризації.
Періодичні системи інвентаризації покладаються на заплановані фізичні підрахунки запасів, щоб встановити кінцевий баланс запасів та вартість товарів, що продаються за фінансовими записами компанії.
Вічні системи інвентаризації є безперервними. Вони більш універсальні та вдосконалені, ніж періодичні системи, але також вимагають більшої праці у вигляді процедур підрахунку та ведення обліку. Перевага вічної системи полягає в негайній наявності фізичних рівнів запасів та оновлених облікових записів у режимі реального часу.
У багатьох компаніях встановлюється внутрішній контроль запасів, щоб мінімізувати ризик та максимально підвищити ефективність процесу та точність запасів. Приклади включають обмеження фізичного доступу до товарних запасів (особливо на державних складах), відокремлення управління запасами та пов’язані з ними фінансові ролі, позначення товарних запасів штрих-кодами та додавання захищених протоколів прийому та вивезення.
Автор: УЛЬЯНА ІВАНОВА