CRM (система управління взаємовідносинами з клієнтами) містить важливу інформацію про ваших клієнтів, внутрішні документи компанії, дані про співробітників та бізнес-процеси. Тому критично важливо не тільки вибрати захищене CRM-рішення, але і дотримуватися рекомендацій щодо її безпеки.
Чому важлива безпека CRM системи
У CRM зберігаються дані про ваші взаємодії з клієнтами, сама клієнтська база, записи розмов, контакти потенційних клієнтів, які ви отримали через форми зворотного зв’язку чи лід-магніти.
Часто в CRM можна знайти внутрішню документацію компанії, оскільки через подібні інструменти дуже зручно реалізовувати та автоматизовувати документообіг на підприємстві, чим багато хто користується.
Також можна знайти дані про співробітників, їх листування, контактні дані. Це може привернути шахраїв, які захочуть отримати доступ до вашого облікового запису CRM. Наприклад, щоб продати дані конкурентам.
Надійна та безпечна CRM-система може врятувати бізнесмену бізнес. Є випадки, коли керівник відділу продажу чи хтось із співробітників просто вивантажували клієнтську базу на зовнішні носії, а CRM усі ці дані видаляли.
Далі такий співробітник міг піти з компанії та відкрити свою справу, працюючи з вже готовою та сформованою клієнтською базою, яка довіряє саме цій людині. Підприємець у цьому випадку залишався взагалі без клієнтської бази та відновлювати її доводилося з нуля.
Тому вкрай важливо підібрати надійну і добре захищену CRM-систему, а також дотримуватися запобіжних заходів і безпеки, щоб доступи до системи не потрапили в чужі руки або, наприклад, щоб ніхто зі співробітників не міг непомітно скористатися цінними для компанії відомостями.
Як вибрати безпечну CRM
Підхід до вибору CRM-системи потребує ретельної уваги та відповідальності. CRM має бути не тільки надійною, а й добре захищеною від поширених загроз. Серед таких загроз – злом баз даних через вразливість та підбір паролів.
Ефективні системи CRM оснащені власними інструментами захисту, такими як вбудовані антивіруси. Це особливо важливо, якщо співробітник випадково встановить на комп’ютер шкідливе програмне забезпечення, націлене на збір даних з CRM.
Крім того, CRM-система має забезпечувати захист не тільки від зовнішніх загроз, а й від потенційних ризиків всередині компанії. Хоча це може бути суворим, такий захист необхідний. Наприклад, співробітник може перейти на посилання з фішингового листа і потрапити на підроблений сайт, схожий на інтерфейс вашої CRM. Ввівши свої облікові дані, він передасть їх зловмисникам.
Для запобігання таким інцидентам CRM має підтримувати розмежування ролей та доступів. Це означає, що співробітники не зможуть видаляти дані із системи або мати доступ до всієї клієнтської бази, а лише до тих контактів, з якими вони працюють.
Таким чином, вибір CRM-системи з багаторівневим захистом та гнучкими налаштуваннями доступу забезпечить безпеку даних та стабільність бізнес-процесів.
Як забезпечити безпеку CRM-системи
Забезпечення безпеки CRM можна досягти кількома способами:
- Обмеження доступу за IP-адресою. Якщо зловмисник викрав логін та пароль співробітника через фішинговий сайт, він не зможе увійти до системи з нової IP-адреси без додаткового підтвердження. Це значно ускладнює несанкціонований доступ до даних.
- Контроль доступу до API. Доступ до управління API (application programming interface) повинен бути наданий лише ключовим особам, які приймають рішення у компанії. API дозволяє інтегрувати CRM з іншими сервісами, такими як телефонія та надсилання листів, тому його безпека має критичне значення.
- Моніторинг активності. Система моніторингу активності дозволяє відстежувати дії кожного співробітника CRM. Наприклад, можна побачити, які контакти менеджер із продажу шукав і кому дзвонив. Це допомагає мінімізувати ризики витоку клієнтської бази.
Вибір надійної та захищеної CRM. Основний крок – вибрати CRM-систему, яка забезпечує високий рівень захисту користувачів.
Одним із найкращих рішень на ринку є Perfectum CRM. Цей сервіс легко інтегрується у будь-які бізнес-процеси, допомагає автоматизувати роботу, має кілька рівнів безпеки та дозволяє розмежовувати ролі співробітників. Це гарантує захист даних компанії від несанкціонованого доступу третіх осіб.